ДИСЦИПЛИНА  «ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ  № 5

 

ТЕМА:   Комплексное использование возможностей MS Word для создания больших документов

ЦЕЛЬ РАБОТЫ:  Научиться комплексно использовать возможности MS Word для создания больших документов

ВРЕМЯ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ: 2 часа.

 

I.       Внеурочная подготовка

Оформить титульный лист.

 

 

II.     Работа в лаборатории

Используя текстовый процессор MS Word выполнить задания практического занятия на персональном компьютере.

 

Задание 1. Страницы и разделы документа. Разбивка документа на страницы. Разрывы страниц. Нумерация страниц

 

Зачастую возникает необходимость начать новую страницу, в то время как предыдущая еще не заполнена полностью текстом. Например, в книге так начинается новая глава или перед заголовком в документе необходимо принудительно перейти к новой странице

Чтобы начать новую страницу в редакторе Word есть специальная опция - "Разрывы". При добавлении текста Word автоматически вставляет мягкий (изменяемый) перенос, иначе называемый разрывом страницы. По мере редактирования текста этот разрыв меняет свое положение относительно текста, оставаясь в конце текущей страницы. В обычном режиме просмотра мягкий разрыв отображается пунктирной линией, в разметке страниц или в предварительном просмотре вы видите страницы "как есть".

Жесткий (принудительный) разрыв страницы можно вставить в любом месте, при этом последующий текст будет всегда начинаться с новой страницы. В обычном режиме просмотра и при просмотре непечатаемых символов для остальных режимов можно увидеть жесткий разрыв страницы в виде пунктирной линии со словами Разрыв страницы.

Иногда возникает необходимость использовать различные параметры форматирования для разных страниц документа (например, один из листов документа должен иметь альбомную ориентацию). В этом случае документ необходимо разбить на разделы. Каждый раздел можно будет форматировать совершенно независимо от других разделов.

A.   Для выполнения дальнейших упражнений по освоению функций Word создайте новый документ Word.

Cкопируйте несколько страниц любого текста из справки Microsoft Word. Для этого нажмите F1, откройте любой раздел. Щелкните по тексту справа правой кнопкой мыши и выполните Выделить всё. Повторно щелкните правой кнопкой мыши и выполните Копировать. В окне документа Word установите курсор на место вставки текста и выполните команду Вставить.

B.  Выполните нумерацию страниц.

Выполнение

1. В группе Страницы вкладки Вставка нажмите кнопку Страница - Разрывы страницы или комбинацию клавиш Ctrl + Enter.

2. В документ будет вставлен разрыв страницы, он представляет непечатаемый знак, который можно увидеть  в режиме отображения непечатаемых знаков.

3. Для удаления разрыва страницы удалите непечатаемый знак Разрыв страницы.

6.Просмотрите текст до конца и произвольно установите жесткие разрывы страниц (чтобы получилось 10 страниц). Для их вставки можно использовать команду Ctrl+Enter.

7.Номер страницы можно разместить в верхнем или нижнем полях, по краю или по центру. Для нумерации страниц служит кнопка "Номер страницы" (лента "Вставка", панель "Колонтитулы"). При нажатии кнопки Номер страницы открывается окно Формат номера страницы, где можно установить тип нумерации - продолжающаяся (сквозная) или локальная (для раздела), а также задать формат вывода номеров страниц. Пронумеруйте страницы документа, разместив номер в верхнем поле по центру и исключив номер на титульной странице.

Проверьте вывод нумерации страниц в режиме разметки страниц.

 

Создание колонтитулов

Вставка стандартного колонтитула

Во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул и в появившемся списке выберите один из предлагаемых колонтитулов.

В колонтитуле вместо подсказок введите необходимый текст; он не обязательно должен соответствовать содержанию подсказки. Кроме текста можно вставлять таблицы и графические объекты.

При необходимости измените оформление колонтитула.

Выйдите из режима работы с колонтитулами.

 

Создание произвольного колонтитула

Дважды щелкните мышью по верхнему или нижнему полю страницы, в зависимости от создаваемого колонтитула.

В поле колонтитула введите необходимую информацию (текст, таблицы, графические объекты и т.п.). При необходимости установите оформление колонтитула.

При необходимости перейдите к нижнему колонтитулу или колонтитулам других разделов.

При желании воспользуйтесь стандартными колонтитулами. Для этого в группе Колонтитулы вкладки Работа с колонтитулами/Конструктор щелкните по кнопке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул  и в появившемся списке выберите один из предлагаемых колонтитулов.

Выйдите из режима работы с колонтитулами.

Самостоятельно созданный колонтитул можно сохранить как стандартный блок в коллекцию стандартных колонтитулов для дальнейшего использования.

В режиме работы с колонтитулами выделите колонтитул.

В группе Колонтитулы вкладки Работа с колонтитулами/Конструктор щелкните по кнопке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул  и в появившемся списке выберите команду Сохранить выделенный колонтитул в коллекцию верхних (нижних) колонтитулов.

В диалоговом окне Создание нового стандартного блока введите название (имя) сохраняемого блока и нажмите ОК.

Создание разных колонтитулов для первой, четных и нечетных страниц

Перейдите в режим отображения колонтитулов.

Во вкладке Работа с колонтитулами/Конструктор щелкните по кнопке Параметры и в появившемся меню установите соответствующий флажок.

Последовательно создайте все необходимые колонтитулы.

Выйдите из режима работы с колонтитулами.

 

Изменение колонтитулов

Для изменения колонтитула перейдите в режим отображения колонтитулов и добавьте и/или текст и другие элементы колонтитула. При необходимости измените оформление.

 

Удаление колонтитулов

Независимо от способа создания, для полного удаления колонтитула во вкладке Вставка в группеКолонтитулы щелкните по кнопке Верхний колонтитул и в появившемся меню выберите командуУдалить верхний колонтитул . Аналогично можно удалить нижний колонтитул.

Колонтитулы будут удалены во всем документе.

 

Задание 2. Для вашего документа подготовьте нижний колонтитул четных страниц Буда-Кошелево 201_ и нижний колонтитул нечетных страниц Государственный Аграрно-технический колледж. Отрегулируйте размер колонтитулов по линейке.

Перейдите в режим просмотра печатного документа – Вид- Режимы просмотра документа - Разметка страницы, а затем Вид - Масштаб-Одна страница и просмотрите результаты оформления колонтитулов.

 

Задание  3.

Используя возможности форматирования текста, работы с таблицами, ввода рисунков, вставки надписей и объектов WordArt в документ, создайте объявление о продаже компьютеров:

Выполнение.

1.   В своей папке создайте файл – документ Word.

2.   Создайте простую таблицу из 8 столбцов и 2 строк. Объедините ячейки первой строки.

3.   Вставьте текст «Современный колледж с удовольствием сообщает, что»

4.   Добавьте объект WordArt с текстом «Продаётся компьютер».

5.   Добавьте тень к тексту «Продаётся компьютер».

6.   Вставьте надпись для маркированного списка описаний возможностей компьютера. Уберите границу у надписи.

7.   Добавьте рисунок, установив необходимое обтекание, сделайте его копию.

8.   Вставьте текст «( 2-38-04». Для вставки символа, изображающего телефонный аппарат используйте команду Вставка - Символ..., выбрав шрифт Wingdings.

9.   При создании "бахромы" с номерами в одну из ячеек установите курсор и введите текст сообщения «( 2-38-04 Компьютер», затем скопируйте его в остальные ячейки таблицы.

10.        Выделите все ячейки «бахромы» и установите требуемое направление текста.

 

Подготовка документов путем слияния

 

1. Документы слияния

Подготовка документов путем слияния применяется в тех случаях, когда один и тот же документ требуется разослать большому числу адресатов. При этом возникает необходимость в четырех видах документов слияния: письма, конверты, наклейки, каталоги (списки почтовой рассылки).

ПИСЬМА. Письма клиентам готовят при рассылке приглашений, извещений, предложений товаров и услуг или при формировании заказа. Обычно в левом верхнем углу письма проставляются адресные данные клиента. Это необходимо, чтобы не перепутать письма при их упаковке в конверты.

КОНВЕРТЫ. Печать на конвертах позволяет существенно понизить трудоемкость обслуживания, но эта возможность не всегда обеспечивается принтером.

НАКЛЕЙКИ. Почтовые наклейки применяют при отправке бандеролей, а также в тех случаях, когда принтер не позволяет выполнять печать на конвертах.

КАТАЛОГИ. Под «каталогами» обычно понимают списки, которые следует предоставлять в отделения связи при массовой рассылке заказных или ценных отправлений. Во многих случаях эти документы, заверенные штемпелем почтового отделения, должны сохраняться в делах предприятия.

2. Основные понятия

СЛИЯНИЕ — это метод автоматизированной подготовки почтовых сообщений, основанный на автоматическом добавлении в стандартную заготовку письма, индивидуальных данных для каждого получателя. Место и тип нужных данных определяется с помощью информационных полей.

Для создания документов слияния необходимы два исходных документа основной документ и источник данных.

ОСНОВНОЙ ДОКУМЕНТ содержит обычный текст, общую для всех адресатов информацию, и коды информационных полей (ссылки к источнику данных).

ИСТОЧНИК ДАННЫХ (адресная книга) содержит данные, которые должны подставляться на место информационных полей основного документа.

ДОКУМЕНТ СЛИЯНИЯ. В процессе слияния основного документа и источника данных происходит массовая генерация так называемых документов слияния.

Например, если требуется отправить письма в сто различных адресов, то постоянную часть письма надо подготовить в основном документе только один раз, зато в источнике данных должны храниться сто различных «блоков» данных с адресами, именами и другими сведениями для каждого из адресатов. Такие структурированные блоки данных называют записями.

Адресная книга

Основной документ Источник данных

http://www.studfiles.ru/html/2706/569/html_C5vLecKSMM.YvIh/htmlconvd-bE4eB4_html_m779c2e5a.pngДокументы слияния

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАДАНИЕ 1. Создание основного документа (письма)

1.    Создайте документ, на основе которого будет создан основной документ. Настройте параметры печатного листа. Сохраните документ в своей папке под именем Приглашение.

2.    Введите текст, равно относящийся ко всем получателям сообщения:

Приглашаем Вас принять участие в научной конференции "Защита авторского права в Интернете", организатором которой является Кировский филиал Московского гуманитарно-экономическо института. Просим подтвердить свое участие по электронной почте.

С дружеским приветом, оргкомитет

E-mail: mgei@mgei.kirov.ru

Далее, там, где требуется индивидуальное обращение к получателю, нужно вставить соответствующие поля слияния в основной документ из списка рассылок (адресной книги). Для этого мы должны обратиться к этому списку, а если его нет создать его прямо в окне Word.

ЗАДАНИЕ 2. Создание источника данных и его правка

Подготовка источника данных

Рассмотрим окно встроенного средства создания источника данных в Word, которое называется Новый список адресов.

1.    Для создания списка рассылок (списка адресов) выберите команду РАССЫЛКИ – группа Начать слияниеВыбрать получателейВвести новый список.

Открывшееся окно Новый список адресов – это окно встроенной системы управления базой данных.

http://www.studfiles.ru/html/2706/569/html_C5vLecKSMM.YvIh/htmlconvd-bE4eB4_html_m5cf11e8d.png

Правка структуры источника данных

2.    Чтобы изменить предлагаемый по умолчанию список полей и их порядок, в диалоговом окне Новый список адресов щелкните по кнопке Настройка столбцов.

3.    Удалите ненужные поля адресной книги, добавьте новые поля в новом окне Настройка списка адресов, используя кнопки Удалить, Добавить, Переименовать:

М_Ж, Кому, Адрес, Индекс, Город, Имя.

Кнопками Вверх, Вниз расположите поля в нужном порядке. Нажмите кнопку ОК.

Ввод данных

4.    Заполните записями Новый список адресов, нажимая каждый раз кнопку Создать запись.

М_Ж

Кому

Адрес

Индекс

Город

Имя

м

Иванову И.П.

Улерцена,15-25

610024

Париж

Иван Петрович

ж

Петровой М.И.

Улира, 35-78

610044

Берлин

Мария Ивановна

м

Сидорову С.И.

Улруда,10-23

610036

Москва

Сергей Ильич

Закончив список получателей писем слияния, нажмите OK.

5.    Сохраните файл списка получателей в своей папке под именем Адресная книга. Источник данных сохраняется в формате .mdb (файл базы данных программы MS Access).

Примечание. По умолчанию сохранение происходит в папку Мои документы\Мои источники данных.

ЗАДАНИЕ 3. Вставка полей слияния в основной документ

За создание основного документа и вставку в него полей слияния отвечают элементы управления группы Составление документа и вставка полей на вкладке РАССЫЛКИ. Первоначально элементы управления этой группы не активны: они активизируются лишь после выбора источника данных и составления списка получателей.

1.    Вставьте соответствующие поля слияния в ранее созданный основной документ, выбирая их из списка рассылки командой РАССЫЛКИ – группа Составление документа и вставка полей  Вставить поля слияния.

 

«Кому»

«Адрес»

«Индекс» «Город»

«Имя»!

Приглашаем Вас принять участие в научной конференции "Защита авторского права в Интернете", организатором которой является Кировский филиал Московского гуманитарно-экономическо института. Просим подтвердить свое участие по электронной почте.

С дружеским приветом, оргкомитет

E-mail: mgei@mgei.kirov.ru

Вставка других информационных полей

Помимо полей слияния в основной документ можно вставлять и другие информационные поля.

Некоторые из них могут заполняться автоматически, а некоторые потребуют участия оператора, который будет выполнять слияние и готовить полученные документы к рассылке. Вставка таких полей осуществляется с помощью команды РАССЫЛКИ – группа Составление документа и вставка полей  Правила.

Сформируйте обращение к адресатам в зависимости от их пола: Уважаемый или Уважаемая с помощью специального информационного поля IF..THEN...ELSE.

Примечание. Информационное поле IF...THEN... ELSE позволяет анализировать содержимое, поступающее в поле слияния из источника данных, и по результатам анализа вставлять в документ либо один текст, либо другой.

После ключевого слова IF стоит условие. Если оно справедливо, вставляется текст, расположенный после ключевого слова THEN, а если не справедливо, то текст, стоящий после ключевого слова Else.

Установите текстовый курсор в то место, куда должен быть вставлен текст из поля условного выбора и выберите команду РАССЫЛКИ – группа Составление документа и вставка полей – Правила. 

В открывшемся списке информационных полей для вставки выберите поле IF..THEN...ELSE. - откроется диалоговое окно Вставка поля IF.

http://www.studfiles.ru/html/2706/569/html_C5vLecKSMM.YvIh/htmlconvd-bE4eB4_html_mf03ab31.png

В раскрывающемся списке Поле выберите М_Ж. В раскрывающемся списке Оператор выберите значение Равно.

В поле ввода Вставить следующий текст, адресованный мужчинам, введите обращение Уважаемый.

В поле ввода В противном случае вставить следующий текст – обращение Уважаемая, которое адресовано женщинам и нажмите кнопку ОК.

3.    Итоговый формат основного документа:

«Кому»

«Адрес»

«Индекс» «Город»

«Обращение» «Имя»!

Приглашаем Вас принять участие в научной конференции "Защита авторского права в Интернете", организатором которой является Кировский филиал Московского гуманитарно-экономическо института. Просим подтвердить свое участие по электронной почте.

С дружеским приветом, оргкомитет

E-mail: mgei@mgei.kirov.ru

По мере вставки полей слияния в основной документ, в них поступают данные из подключенного источника. Для просмотра их в составе основного документа служат средства группы Просмотр результатов.

ЗАДАНИЕ 4. Контрольный просмотр результатов подстановки

4.    Для проверки результатов подстановки дайте команду РАССЫЛКИ – группа Просмотр результатов - Просмотр результатов

По этой команде названия полей слияния (полей подстановки) сменятся соответствующими значениями, взятыми из списка слияния. Для просмотра следующего документа слияния нажмите соответствующую кнопку на панели перехода (2-я, 3-я запись и т.д.)

http://www.studfiles.ru/html/2706/569/html_C5vLecKSMM.YvIh/htmlconvd-bE4eB4_html_m1da5b966.png

 

ЗАДАНИЕ 5. Завершение операции слияния

Редактирование и сохранение документов слияния

Документы слияния, полученные в результате объединения основного документа и информации из источника данных можно печатать, редактировать и сохранять.

1.    Откройте меню операций с документами слияния, выбрав команду РАССЫЛКИ – группа Завершить - Найти и объединить - Изменить отдельные документы.

2.    В открывшемся диалоговом окне Составные печатные документы укажите, какие именно документы слияния надо обособить и нажмите кнопку ОК.

http://www.studfiles.ru/html/2706/569/html_C5vLecKSMM.YvIh/htmlconvd-bE4eB4_html_m2d46cba0.png

Если вы хотите использовать все записи списка рассылок, то оставьте опцию – Все и нажмите кнопку OK.

3.    Сохраните документ слияния в своей папке под именем Письма.

 

 

III.    Содержание отчета

а. Титульный лист

б. Цель работы

в. Дидактическое и методическое обеспечение

г. Последовательность выполнения работы по заданиям с описанием основных этапов осуществляемых действий

д. Заключение в виде анализа полученных результатов и выводов