ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ N 6

ТЕМА: Использование интегрированного пакета прикладных программ при создании деловой документации.

ЦЕЛЬ: Уметь применять механизмы обмена данными между различными офисными документами.

ВРЕМЯ НА ВЫПОЛНЕНИЕ: 2 часа.

МЕСТО ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ:  лаборатория «Информационных технологий»

ДИДАКТИЧЕСКОЕ И МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ: Персональный компьютер. Электронные методические указания.

1. Внеурочная подготовка

Подготовить титульный лист отчета и разделы основной части, включающие тему, цель работы.

 

2. Работа в кабинете

 

1.  Создание связи между документами Word и Excel

Самый быстрый и эффективный способ создать связи между файлами - скопировать нужную информацию из одного и вставить в другой, воспользовавшись инструментом "Специальная вставка".

Для этого нужно выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel, перейти в Word, поставить курсор в нужную часть документа и:

- нажать правую кнопку мыши и выбрать пиктограмму с нужным способом вставки

Рис. 1. Вставка связи через правую кнопку мыши

- или выбрать на вкладке "Главная" команду "Вставить" (нажать на стрелочку под иконкой) и в появившемся списке выбрать "Специальная вставка", либо воспользоваться сочетанием клавиш "CTRL+ALT+V". В появившемся окне необходимо активировать пункт "Связать", выбрать вариант вставки и нажать ОК.

Рис. 2. Вставка связи через команду меню или горячие клавиши

В результате вставленный объект будет связан с тем файлом, откуда он был скопирован, и при обновлении исходных данных можно будет быстро обновить связи в документе Word.

 

Обновление связей

Если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка "Обновить связь", нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.

 

Кроме того, важно отличать связанные объекты от внедренных. Внедрение - операция, которая не рассматривается в этой статье. Суть ее в том, что в документ Word внедряется объект Excel, который позволяет работать с данными в табличном процессоре прямо из документа Word. При этом исходный файл и текстовый документ никак не связаны. Внедрение используется редко, так как сильно увеличивает размер файла.

 

Задание 1.

Создать «Акт о порче товарно-материальных ценностей»:

Текстовую часть документа создайте в текстовом редакторе MS Word, таблицу расчета стоимости товарно-материальных ценностей (ТМЦ) для списания создайте в MS Excel, проведите расчеты и скопируйте в текстовый документ.

 

2.  Создание рассылок

 

Путем  слияния  документов  создаются  тексты,  содержащие  фиксированную,  неизменяемую  часть  (бланк)  и  переменные  текстовые  фрагменты  (наполнение). Например, переменными текстовыми фрагментами для бланка  конверта  служат  адрес  отправителя  и  адрес  получателя.  Индивидуальные  сведения для каждого письма или конверта поступают из источника данных. 

Слияние удобно применять, когда нужно создать набор рассылок – документов,  которые рассылаются большому числу заказчиков.

Процесс слияния состоит из  нескольких общих действий: 

- создание основного документа; 

- создание или определение источника данных; 

- подключение основного документа к источнику данных; 

- настройка основного документа; 

- установка опций слияния; 

- завершение процедуры слияния. 

 

Задание 1.

Создайте слияние документов Word и Excel

1.     Подготовьте файл-источник исходных данных, это будет таблица Excel (pz6.xlsx),скаченный с диска Z: в вашу рабочую папку.

2.     Создайте новый документ для слияния документ Word:

 

3.     Выполните слияние документа Word и таблицы Excel.

Выполните команду Рассылки Начать слияние Пошаговый мастер слияния:

Справа появится область задач с этапами процесса слияния.

Первый этап – «Выбор типа документа», можно выбрать «Письмо»;

Нажимаем Далее «Открытие документа», выбираем ;

Затем – Выбор получателей, выбираем  , нажимаем ссылку «Обзор…»

и выбираем таблицу Excel с исходными данными:

 

После нажатия на кнопку «Открыть» появится диалоговое окно «Выделить таблицу», в котором нужно выбрать лист с данными – «Лист1»:

 

В следующем окне, «Получатели слияния», ничего менять не нужно, нажмите «ОК».

Теперь можно переходить к четвёртому этапу, «Создание письма».

Установите курсор туда, куда нужно вставить поле из таблицы данных (сначала это будет место после слов «Выдана» и нажмите ссылку «Другие элементы»:

 

Выберите нужное поле и нажмите «Вставить», затем – «Закрыть»:

 

В документе Word появится поле слияния:

 

 

Повторите эти действия столько раз, сколько потребуется для вставки всех нужных полей в документ. Должно получиться так:

 

Переходим к 5-му этапу – «Просмотр писем».

Нажимая на кнопки «>», «<», можно просмотреть сведения о всех отобранных сотрудниках.

 

Заключительный, 6-й этап – «Завершение слияния». Выберите команду «Изменить часть писем…»:

 затем в следующем диалоговом окне - .

В результате будет создан новый документ, содержащий столько страниц, сколько было записей (строк) в исходной таблице Excel.

 

Сохраните полученные файлы в своём каталоге на сервере, оформите отчёт о работе.

 

 

 

3. СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА

3.1. Номер практического занятия, тема и цель работы.

3.2. Макет созданных электронных таблиц с формулами и результатами расчета.

3.2. Протокол выполненных действий.